Cet article se veut avant tout comme une ébauche de « catalogue » des outils simples, gratuits ou peu onéreux, pour faciliter le travail en association, en groupe de travail ou durant vos réunions.

Sites ressources

Solidatech

Ce n’est pas à proprement parlé un outil, pour autant ce site est à connaitre absolument pour toute association loi 1901 à but non lucratif. Créé par la société coopérative d’intérêt collectif Les Ateliers du Bocage

Une fois inscrit, vous aurez accès à de nombreux logiciels à prix réduit ainsi qu’à du matériel informatique. Quelques exemples :
• Microsoft Office : 32 euros TTC (comprend plusieurs licence, généralement 50)
• Google Apps : gratuit
• Acrobat Pro : 60 euros TTC

Déjà pour ces 3 logiciels ou suite de logiciel, c’est une économie non négligeable pour une organisation selon le nombre de postes.

HelloAsso

De plus en plus connu, ce site est un incontournable pour vous permettre de récupérer les cotisations de vos adhérents via un formulaire en ligne et surtout des possibilités de paiement de la cotisation par carte bleue, chèque ou virement. Les sommes récoltées par ces 3 moyens vous sont ensuite transmises par virement une fois par mois. Ils peuvent même émettre le reçu fiscal, si vous y êtes éligible.

Cela permet également de faire payer des inscriptions (billetterie) à un événement, de récolter des dons ou même de faire du crowdfunding.

Totalement gratuit, les personnes qui payeront leur cotisation ou autre par ce biais seront invités à faire un don à HelloAsso, une des sources de financement de l’association, sans que ce soit une obligation.

Associathèque

Une source d’information diverse et bien structurée sur tout ce qui concerne les associations. Ils proposent guides pratiques (création, gestion, fiscalité, etc), dossiers thématiques (rescrit fiscaux, ressources humaines, gouvernance, etc), boîte à outils et bien sûr une veille sur l’actualité.

Travail collaboratif

Trello

Inspiré de la méthode du Kanban, un classique de la gestion de projets, la version digitale de Trello est idéal pour suivre l’avancement de projets à plusieurs et/ou répartir des tâches au sein d’une équipe.

Des actions (cartes) sont crées, avec la possibilité de préciser une liste de sous-tâches pour la mener à bien, d’y mettre aussi des pièces jointes et enfin de l’affecter à une personne. On peut alors les déplacer au fur et à mesure de l’avancée du process par exemple sur une logique : A faire – En cours – Fait.

Discussion de groupe

Fleep, Microsoft Teams ou encore Slack et bien d’autres existent. Ils s’intègrent ensuite plus ou moins dans vos processus de travail, mais peuvent être utile pour des équipes en déplacement fréquent.

Autre usage possible, selon l’outil choisit : base de connaissance sur certaines questions fréquentes pour les nouveaux arrivants.

Framadate (le doodle libre et gratuit)

Une solution libre, dont l’accès n’est généralement pas bloqué pour vos destinataires travaillant en service hospitalier par exemple, et sans publicités.

Frama

Frama propose, en plus de Framadate, toute une suite d’outils concurrents à Microsoft et Google, mais gratuits et libre :
• framapad : éditeur de texte à plusieurs en temps réel
• framacalc : idem que précédent, mais en tableur
• framemo : post-it en collaboratif en ligne (utilisable aussi en réunion par exemple)
• framaslides : diaporama à plusieurs en temps réel

Il en existe une longue liste que vous pouvez consulter ICI et qui peuvent s’avérer bien utile pour des conférences téléphonique ou même des travaux en réunion.

Partage de documents (hors données de santé)

Ici malheureusement peu de solution gratuite respectueuse de vos données, mais celles qui existent sont au moins efficaces.

Google Apps

Probablement un des plus connus. L’intérêt ici étant de pouvoir en bénéficier gratuitement via Solidatech. Contrairement à la version gratuite classique auquel tout le monde a accès, cette version de la G Suite garanti normalement un meilleur respect de vos données.

WordPress (ou tout autre type de site web)

Souvent oubliée, la création d’une page internet, éventuellement privée ou faisant partie d’une section privée de votre site, peut être un moyen simple et efficace de mettre à disposition des ressources à partager.

Images, icônes, photos

Pixabay et Unsplash

Deux sites proposant des images libres de droits (utilisés régulièrement pour illustrer ce site). C’est toujours mieux que de « prendre » des images au hasard sur internet et cela peut être utile pour illustrer aussi des diaporamas qui doivent ensuite être diffusées largement par internet par exemple.

Flaticon

Une bibliothèque gratuite d’icônes, couleurs et monochromes. Il est possible de télécharger ces icônes en SVG, PSD, PNG, etc. Idéal pour créer des éléments de communication, y compris pour de l’impression.

Outils de présentation

Peu d’outils gratuits, pour autant des solutions efficaces pour rendre une présentation interactive ou visuellement plus riche.

Prezi

Imaginez un visuel en 3D dans laquelle vous évoluez tout au long de la présentation. Souvent utilisées pour illustrer un parcours, c’est un outil très efficace pour captiver l’attention, ne serait-ce que par l’aspect novateur et moins « saccadé » qu’un diaporama classique.


Un exemple pour mieux comprendre

En « gratuit », vos présentations sont rendues publiques. Il faut payer un abonnement pour les rendre privées.

Beekast

Un outil de présentation qui met l’accent sur l’interactivité. Le plus simple est de regarder cette courte présentation pour comprendre.

En résumé, vous allez pouvoir poser des questions oui QCM et votre auditoire pourra y répondre depuis leur smartphone, ou encore ils peuvent diffuser des mots clés apparaissant en live sur votre présentation.

L’utilisation jusqu’à 3 participants est gratuite, idéal pour tester les fonctionnalités. Au-delà, c’est un abonnement mensuel. A nouveau il est possible de ne payer que le mois où l’on en a besoin pour limiter le coût.

Slideshare

Un classique, souvent utilisé sur LinkedIn, pour diffuser des présentations en diaporamas. Idéal et simple pour intégrer à votre compte de réseau social une présentation dont la diffusion n’a pas besoin d’être privée.

QuizzYourSelf

Un autre outil qui peut favoriser l’interactivité d’une réunion. Les participants peuvent répondre depuis un smartphone et vous avez les résultats en temps réel. Il a l’avantage de proposer une offre gratuite généreuse permettant de créer 10 questionnaires simultanés avec jusqu’à 100 répondants.