Identification du poste 

Employé non cadre, Niveau 8 de la Convention Collective des “Cabinets médicaux”. Rattaché à l’emploi repère de la CNN Cabinets médicaux Assistante d’accueil et administrative niveau 4 à 8

Missions principales 

L’assistante administrative assure l’accueil téléphonique et physique du réseau et un premier niveau d’information aux usagers. Elle a en charge le secrétariat classique de l’entreprise et intervient en appui dans le fonctionnement général de l’équipe de coordination.

Elle est sous la responsabilité directe de la directrice.

Activités du poste 

Secrétariat :

  • Accueil téléphonique et physique ; assurer l’accueil du standard du réseau pendant les horaires d’ouverture ; relayer les informations auprès de l’équipe de coordination
  • Assurer la veille de la messagerie électronique de la coordination du réseau et en assurer le traitement ou le relai
  • Assurer la frappe et la mise en en forme de documents en respectant la charte graphique du réseau (courriers, notes, rapports …)
  • Assurer le traitement technique et matériel du courrier postal et électronique (enregistrement, suivi, envoi, etc…) et la diffusion de l’information si nécessaire.
  • Classement de dossiers, courriers, documents… Archivage
  • Préparation logistique des réunions, formations ou tout évènement du réseau (outils bureautiques, réservation de salles, invitations, accueil participants, préparation des listes d’émargement, report d’activité dans le tableau de bord du réseau …)
  • Suivre l’état des stocks de fournitures, identifier et prévenir les besoins en approvisionnement ; établir les commandes
  • Gestion de l’agenda de l’équipe
  • Suivi des tableaux de bord d’activité de l’équipe

Assistance à l’équipe de coordination :

  • Accueil et premier niveau d’information concernant le fonctionnement du réseau auprès des usagers (patients, proches, professionnels de santé)
  • Recueil et transmission d’éléments standardisés à l’équipe pluridisciplinaire
  • Participation aux réunions de l’équipe coordination
  • Recueil et transmission d’informations, en application de procédures définies, auprès des prestataires de service et professionnels extérieurs
  • Recueil d’informations et documents complémentaires requis par l’équipe de coordination
  • Gestion du dossier patient sur la base de données et les tableaux de bord -Saisie des fiches d’inclusion – Saisie des informations de suivi
  • Classement des documents papiers et dématérialisés relatifs aux dossiers des patients selon les règles et procédures établies
  • Annuaire – Contribuer à l’élaboration et assurer la mise à jour de l’annuaire ressource du réseau
  • Gestion des adhésions des professionnels du réseau en lien avec la directrice et l’équipe de coordination
  • Contribution à l’organisation des événements initiés par la coordination du réseau (réunions internes et externes, formations …). Préparation et rangement du matériel nécessaire – Envoi des invitations – Réservation des salles de réunions – Accueil des participants – prise de note – comptes rendus

Compétences requises

  • Utilisation d’outils informatiques et bureautiques
  • Excellente orthographe
  • Respect du secret médical et professionnel, discrétion
  • Rigueur dans l’application des tâches définies
  • Aptitude au travail en équipe
  • Savoir s’adapter aux environnements et aux tâches

Pré-requis

Baccalauréat Sciences médico-sociales ou équivalent

Conditions de travail 

35h ou 39h + RTT

  • Mutuelle collective prise en charge à 50%
  • Convention collective des cabinets médicaux
  • Rémunération : grille convention collective niveau 8
  • Retraite complémentaire et prévoyance : Vauban Humanis Malakoff